Privacybeleid

Versie 12 oktober 2026

1. Wie wij zijn

Collea is een handelsnaam van Solution Online, gevestigd aan Stationsstraat 11B, 9679 EA Scheemda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73548626. Wij leveren digitale medewerkers: software die met behulp van AI-modellen werk uitvoert voor bedrijven, zoals het maken en publiceren van berichten op sociale media. Vragen over privacy kunt u stellen via privacy@collea.nl.

2. Onze rol

  • Voor gegevens van bezoekers van onze website en van onze eigen klantrelaties zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.
  • Voor gegevens die klanten in het Collea-platform plaatsen (zoals documenten, afbeeldingen, bedrijfskennis en gegevens van gekoppelde sociale-media-accounts) zijn wij verwerker. De klant bepaalt waarvoor die gegevens worden gebruikt. Daarover sluiten wij met elke klant een verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens wij verwerken

  • Websitebezoekers: gegevens die u invult in het contact- of demoformulier (naam, bedrijf, e-mailadres, uw bericht). Wij gebruiken op de website geen trackingcookies.
  • Klanten en gebruikers van het platform: naam, e-mailadres en inloggegevens van gebruikers, bedrijfsgegevens en facturatiegegevens.
  • Inhoud in het platform: opdrachten, documenten, afbeeldingen, bedrijfskennis, goedgekeurde voorkeuren en de resultaten die digitale medewerkers maken.
  • Gekoppelde accounts: als u een Facebook-pagina, Instagram-account of LinkedIn-pagina koppelt, ontvangen wij een toegangstoken en de basisgegevens van die pagina of dat account (zoals naam en ID). Wij gebruiken die alleen om berichten te plaatsen die u hebt goedgekeurd, en om vast te leggen wat er is geplaatst.
  • Technische gegevens: logbestanden over het gebruik van het platform, zonder de inhoud van uw opdrachten en documenten.

4. Waarvoor en op welke grondslag

  • Het leveren van het platform en de digitale medewerkers: uitvoering van de overeenkomst.
  • Het beantwoorden van uw vraag of demo-aanvraag: uw verzoek, of ons gerechtvaardigd belang om op uw vraag te reageren.
  • Beveiliging, foutopsporing en het voorkomen van misbruik: ons gerechtvaardigd belang.
  • Facturatie en administratie: wettelijke verplichting.

5. AI-modellen en andere dienstverleners

Onze digitale medewerkers werken met AI-modellen van externe aanbieders. Voor het uitvoeren van een opdracht sturen wij de opdracht en de kennis die voor die opdracht nodig is naar zo’n aanbieder, niet uw hele kennisomgeving. Daarnaast gebruiken wij dienstverleners voor hosting, database en e-mail. Met al deze partijen hebben wij afspraken die passen bij de AVG. Op verzoek sturen wij u een actueel overzicht van deze dienstverleners, met de landen waar zij gegevens verwerken.

6. Doorgifte buiten de EU

Sommige dienstverleners kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Welke partijen dit betreft, staat in het overzicht van dienstverleners.

7. Bewaartermijnen

  • Formulierinzendingen: tot maximaal 12 maanden na het laatste contact.
  • Klantgegevens en inhoud in het platform: zolang de overeenkomst loopt. Na beëindiging verwijderen wij deze binnen 30 dagen, en uit back-ups binnen 60 dagen, tenzij u ons vraagt gegevens eerder te verwijderen.
  • Toegangstokens van gekoppelde accounts: tot u de koppeling verbreekt of de overeenkomst eindigt.
  • Facturatiegegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Gegevens van elke klant zijn afgeschermd van andere klanten. Digitale medewerkers krijgen alleen toegang tot de kennis en koppelingen die hun rol vraagt, en wachtwoorden of toegangssleutels worden nooit aan een AI-model gegeven. Belangrijke acties worden vastgelegd.

9. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar. Stuur uw verzoek naar privacy@collea.nl; wij reageren binnen één maand. Gaat het om gegevens die een klant in het platform heeft geplaatst, dan sturen wij uw verzoek door naar die klant. Hoe u gegevens van gekoppelde accounts laat verwijderen, leest u op de pagina Gegevens verwijderen.

10. Klacht

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.